在庫管理は、業種を問わず多くの企業で行われている重要な取り組みです。取り扱う品目が多くなれば、その分在庫管理は煩雑化します。在庫管理に課題を抱えている場合は、在庫管理システムの導入など課題改善に向けた対策をしっかりと講じておくことが大切です。
今回は、在庫管理の概要と主な課題、課題の解決に向けて取り組むべき方法について詳しく解説します。在庫管理システム導入による改善事例も紹介するため、ぜひ参考にしてください。
目次
- そもそも在庫管理とは？
- 在庫管理業務における主な課題
- 在庫管理の改善方法
- 在庫管理システム導入による改善事例3選
2-1.管理の属人化
2-2.人的ミスの発生
2-3.在庫の過不足による経営圧迫と機会損失
3-1.5Sを導入する
3-2.在庫数を適切に把握・設定する
3-3.ロケーション管理を導入する
3-4.在庫管理システムを導入する
4-1.事例（1）
4-2.事例（2）
4-3.事例（3）
まとめ
- そもそも在庫管理とは？
- 在庫管理業務における主な課題
- 作業スキルの不均衡化
- 作業手順が不透明
- 作業手順のアナログ依存
- 手作業の多さによる煩雑化
- 管理の属人化
- 在庫データと実際の在庫数の相違
- 発注業務のミス
- 在庫計上のタイムラグ
- 在庫管理の改善方法
- 5Sを導入する
- 在庫数を適切に把握・設定する
- ロケーション管理を導入する
- 在庫管理システムを導入する
- 在庫管理システム導入による改善事例3選
在庫管理とは、在庫量を適切に保つことを意味します。在庫が少なければ供給が上手くいかず、多すぎれば品質劣化やキャッシュフローの悪化などの原因となります。
在庫と一口に言っても、商品や製品、原材料など在庫にあたるものは企業によってさまざまです。製造業であれば完成品や原材料、飲食業であれば食材や飲み物などが該当します。
在庫管理には、生産性の向上やキャッシュフローの改善、保管コストの削減といった目的もあります。入出庫管理や棚卸し業務を正確に行い、在庫数と保管状況をしっかりと把握することが重要です。
余剰在庫が発生した場合は、在庫削減のために廃棄やセールなどの対応が必要です。
在庫管理には多くの課題が存在しています。何の取り組みもせずに課題をそのままにしてしまうと、企業の運営に大きな課題を及ぼす可能性があるため注意しましょう。
ここからは、在庫管理業務における主な課題を詳しく解説します。
2-1. 管理の属人化
在庫管理業務は、属人化が起こりやすいことが特徴です。特定の従業員が在庫管理を担当している場合、業務がブラックボックス化して他の従業員では対応できなくなるおそれがあります。
属人化が起こる主な理由は、下記の通りです。
従業員の作業スキルが統一されていないと、スキルが高い従業員に依存しやすくなります。また、作業の進め方が明確になっていないことも属人化の原因の1つです。作業手順をデジタル化していないことが原因で、特定の従業員に管理業務が集中してしまうケースもあるでしょう。
担当者の不在時にも管理業務を滞りなく進められるように、対策を講じておくことが大切です。
2-2. 人的ミスの発生
在庫管理では、人的ミスの発生が課題となることもあります。人的ミスが増加する主な原因としては、下記が挙げられます。
在庫管理は、入出庫のたびに記録をして必要に応じて発注や在庫処分を行わなければなりません。手作業の場合、在庫数の数え間違えや入力ミス、誤発注が起こる可能性もあります。管理が属人化している現場では、担当者の不在時にミスが発生しやすくなります。
人的ミスの増加は在庫の過不足による生産性の低下につながるため、改善に向けた取り組みが必須です。
2-3. 在庫の過不足による経営圧迫と機会損失
在庫過多の状態が続くと、保管コストが増加して経営が圧迫されます。在庫の品質劣化が起こる可能性もあり、出荷できない状態になれば廃棄コストもかかります。不要なコスト増加は経営圧迫の原因になるため、十分に注意しましょう。
さらに、在庫不足の状態が多くなれば、顧客のニーズに応えられなくなり売上機会の損失に直結します。顧客満足度の低下は、経営を続ける上で大きなダメージです。
在庫の過不足が起こる主な原因は、下記の通りです。
入荷時の処理や出荷時のピッキング作業に誤りがあると、在庫データと実際の在庫数にズレが生じます。また、発注時に数量を間違ったり情報の連携が不足したりすることでも在庫の過不足は起こります。
納品書が後日届く場合は、在庫計上のタイムラグに注意が必要です。
在庫管理における課題を改善する主な方法は、下記の通りです。
ここでは、それぞれの方法が課題の改善につながる理由と具体的なやり方について解説します。
3-1. 5Sを導入する
在庫管理では、「5S」と呼ばれる5つの項目に取り組むことが重要です。
各項目の内容とやるべきことは、下記の通りです。
| 整理 | 不要なものを処分して必要なものだけを残す |
|---|---|
| 整頓 | 決められた保管場所に在庫を置いて取り出しやすくする |
| 清掃 | ゴミ捨てや掃除をして保管場所をきれいに保つ |
| 清潔 | 整理・整頓・清掃を継続して常にきれいな状態を保つ |
| 躾 | 整理整頓や美化活動を従業員に習慣化させる |
5Sを導入することで、在庫を探す時間の短縮や在庫把握の効率化につながります。無駄を省くことにより、生産性の向上も期待できるでしょう。
ただし、5Sの効果が現れるには時間がかかります。在庫管理における課題を改善するために、まずは従業員に5Sの各項目を習慣化させましょう。
3-2. 在庫数を適切に把握・設定する
在庫の過不足による経営圧迫と機会損失を回避するために、在庫数の適切な把握と設定を意識しましょう。
在庫数を定期的にチェックしてデータの正確性を保ち、棚卸しでは在庫データに誤りがないか確認します。年1～2回の大規模な棚卸しとは別に、ミスが起こりやすい在庫を対象に小規模な棚卸しを行うのも効果的です。在庫数に誤りがあれば、早めにズレを修正しておきましょう。
また、在庫数の設定は需要と供給のバランスを見て行うことがポイントです。季節によって適正在庫数が異なる場合もあるため、毎年の傾向を参考にしつつ判断しましょう。
3-3. ロケーション管理を導入する
在庫数の数え間違えやピッキングの誤りなどを防ぐには、ロケーション管理の導入が効果的です。在庫の保管場所が明確になり、在庫管理の正確性が高まることがメリットです。
ロケーション管理には、「固定ロケーション」「フリーロケーション」「ダブルトランザクション」の3種類があります。
固定ロケーションは、保管場所を区画分けして在庫を管理する方法です。数字やアルファベットを用いることで、A列・2連・3段目であれば「A－2－3」のように表せます。
在庫数が変動しやすい業種や商品の入れ替え頻度が高い企業の場合は、在庫の保管場所を固定しない「フリーロケーション」のほうが適しています。
ダブルトランザクションは、固定ロケーションとフリーロケーションが混在する方法です。ピッキングエリアには固定ロケーション、ストックエリアにはフリーロケーションのように作業内容や目的に合わせて選択することで業務の効率化を図れます。
3-4. 在庫管理システムを導入する
在庫管理の課題改善において、在庫管理システムの導入は重要度が高い取り組みです。
在庫管理システムとは、在庫管理に関わるさまざまな作業を1つで対応できるツールです。在庫確認・入出庫確認・検品・返品管理など手作業で行っていた作業を正確かつスピーディーにこなします。データ集計分析や外部連携ができるシステムもあるため、必要な機能が揃っているシステムを選ぶことがポイントです。
在庫管理システムの導入には、初期投資や維持管理費などのコストがかかります。しかし、管理の属人化や人的ミスの発生、在庫の過不足による経営圧迫と機会損失といったさまざまな課題をまとめて改善できるのは大きなメリットと言えます。
在庫管理の改善を目指す場合は、システムの導入を検討してみましょう。
在庫管理システム導入を検討している方は、実際に導入した企業がどのように課題解決を成功させたのかを知っておくことも有効です。
ここからは、在庫管理システム「glan system」を導入した企業の改善事例を3つ紹介します。
4-1. 事例（1）医療機器販売代理店
整形外科系医療機器代理店では、「glan system」の導入により、人的ミスや在庫の過不足が改善されました。
この代理店では、製品数の増加に伴い業務フローが複雑化し、自社所有の在庫と預かり在庫の把握が難しい状況にありました。また、自社に戻らなければ発注業務ができない点も課題でした。
「glan system」の導入により、仕入先や製品ごとに業務フローが自動で決定されるようになり、業務の標準化と効率化が実現しています。病院単位での在庫管理が可能になり、預かり在庫と自社在庫の混同を防止できるようになりました。
加えて、インターネット環境があればどこからでも受発注ができる仕組みも整い、入力支援機能によって発注時のミスや手間も大幅に削減されています。結果として、少人数でも在庫管理や納品業務を安定して行えるようになり、人的ミスの防止だけでなく機会損失の低減にもつながっています。
4-2. 事例（2）コンタクトレンズ・化粧品の製造販売業
コンタクトレンズ・化粧品の製造販売業者は、「glan system」の導入により、属人化の解消と欠品リスクの軽減を実現しました。
この企業では、自社在庫管理に関連する業務をすべて3PL事業者にアウトソースしており、3PL事業者が持つ倉庫管理システムを利用して在庫管理を行っていました。
しかし、3PL事業者側のシステムと自社システムの連携が不十分で、情報更新のタイムラグが生じるなど、常に最新の在庫状況を把握できないことが大きな課題となっていました。
発注から物が届くまでの期間や、届いてから出荷できる状態になるまでの期間など、最新情報をリアルタイムで取得することが難しい状況にあったほか、在庫状況の見通しが立ちにくいことから欠品リスクも常につきまとっていました。
「glan system」を導入し、出荷機能の一部をカスタマイズすることで、3PL事業者の在庫管理に関するすべての業務とデータ管理を自社で一元化することが可能になりました。
オペレーションとデータの統合により、特定の担当者に依存しない仕組みが整い、業務の属人化が解消されています。さらに、在庫数の把握や発注数の予測がしやすくなり、欠品リスクの軽減にもつながっています。
4-3. 事例（3）総合卸売業
総合卸売商社は、「glan system」の導入により、人的ミスの発生と在庫不足の軽減を実現しました。
この商社では、取り扱う品目数が非常に多く、仕入先メーカーが数千社に及ぶことから、人的ミスの発生や在庫不足、納期管理やステータスの把握にかかる負担の大きさが課題となっていました。
しかし、「glan system」を導入したことで、EDIの注文データを一括でインポートできるようになり、受注処理から在庫引当、出荷データの作成までをシステム上で自動的に行える仕組みが整いました。システム上での業務の一元化が進み、人的ミスの発生や在庫不足のリスクを低減することが可能となりました。
また、在庫不足の際には直送や予約に対応できるように、受注明細単位でフラグや納期情報を管理し、引当から必要書類の出力までを一貫して完結できるようカスタマイズすることで、業務負担の軽減と安定的な受注・出荷体制の実現にも貢献しています。
まとめ
在庫管理業務は、企業の運営を成功させる上で重要な取り組みです。在庫管理の主な課題として、「管理の属人化」「人的ミスの発生」「在庫の過不足による経営圧迫や機会損失」などが挙げられます。
企業の運営にマイナスな影響を及ぼさないように、5Sや在庫管理システムの導入など対策を講じておきましょう。
在庫管理システム「glan system」は、在庫管理だけでなく販売購買管理や受注発注管理、データ集計分析などにも対応しています。さまざまな業種において導入実績があるため、まずは無料トライアルを活用して、機能やサポートを試してみましょう。
「glan system」の販売・在庫管理システムは、受注・在庫・売上管理を一元化し、リアルタイムでのデータ共有や作業の自動化を実現します。初期費用無料で導入可能で、必要に応じて自社仕様にカスタマイズでき、オリジナル機能を追加することも可能です。クラウドシステムのため取引先や業務委託先とも連携しやすいメリットがあります。
在庫管理・販売管理の業務負担を軽減したい場合は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
詳細はglan system 公式ウェブサイトを確認ください。
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