EDIの注文データを一括インポート処理
大手量販店との契約があり取扱品目数も数万点あるため、1日の受注件数はかなりの数量です。これらの受注は、EDIデータ（Electronic Data Interchange）で受信できます。まずはこのデータを受信するために、EDIデータを受信してCSVで出力するためのクラウドWebサービスを利用しました。そしてここから出力されたCSVデータをglan systemに一括登録します。EDIデータを受信した後は、その受注に対してどれだけ出荷ができたか実績を返答しなければなりません。これは受注後にglan systemを使って自動で在庫引当てをした後、出荷データを作成したらCSVデータを出力してEDIデータとして返答します。
データは量販店のグループごとに一日一度だけ受信と送信をすればよく、そのデータをglan systemに登録すれば受注処理は完了、出荷も自動で在庫を引き当てて、出荷データもボタン一つで出力されます。これにより受注から出荷までのお得意様とのデータのやりとりは大幅に効率化されるようになりました。
受注残をリアルタイムで監視
取引品目数が数万点あり、取引している仕入先メーカーは数千あります。これらの商品を全て在庫しているわけではないので、注文が毎日入るたびに、メーカーに発注をかけることが主な業務となります。発注をかければすぐに納品できる製品もあれば、メーカーや品目により時間がかかるものもあります。その間に注文がキャンセルになることもあります。製品によっては、メーカーでは廃番になったりするものもあるので、これらの製品のステータスも同時に管理しなければなりません。これだけの製品数と仕入先数になると、受注残件数が多い時では数千件にも上り管理することが大変になります。そこでglan systemにこれらの受注残を管理できるシステムをカスタマイズで構築しました。受注残リストでは、在庫を確認できますが、足りないものを必要な分だけ発注することができ、発注の残数も一元管理されております。売上の傾向や製品のステータスもリアルタイムに同時に確認できるので、迅速かつ正確に受発注管理ができるようになりました。
在庫が足りない時の直送や予約に対応
受注品目数が多いので、在庫が足りないことが日常的にあります。在庫が足りない場合は納期の管理がとても重要になります。また、納品の方法についても全て揃ってから出荷する場合や、まとめてメーカーから直送する場合など、お客様のご要望に応じて対応が変わってきます。メーカーから直送する場合は、在庫から落とさずにメーカー直送用の発注伝票を作作ります、一方、足りない分の在庫が到着するまで今ある在庫の分を取り置いておいたりすることもあります。このような様々なニーズに応えるために、受注明細にフラグや納期情報を持たせて在庫の引き当て方を注文の明細ごとに分割しながら処理できるようにすると同時に、必要な書類もglan systemから出力できるようにカスタマイズしました。これにより、全ての日常の受発注業務がglan systemの操作で完結できるようになり、業務効率が格段に向上しました。
納品ルートをマスター化
全国の量販店に納品する際は、各店舗に直送するのではなく、ハブとなるセンターに一括で納品します。納品は毎日するわけではなく、曜日が決まっております。またその日の出荷については、注文の締め時間も決まっております。土曜納品や日曜納品の有無もセンターによって異なります。メーカー直送を受け付けていたりなかったりも様々です。このように納品先によって納品条件が異なるので、出荷をしていい納品先は毎日異なるのです。そこでglan systemをカスタマイズして、これらの納品条件をマスターで管理し、このマスターデータの条件にマッチするように受注から適切な納品条件の出荷伝票を一括で自動生成する仕組みを作りました。 年末年始や長期連休の時は納品条件が変わることもあるので、以前はその度に出荷の手配を調整するのが大変だったのですが、この仕組みを作ったおかげでマスターを変更するのみで完結できるようになりました。